Docencia: preguntas frecuentes

La AEPD en su Informe 0030/2019 se pronuncia sobre las condiciones que se deben cumplir para publicar las calificaciones académicas.

La publicación de las calificaciones académicas obtenidas por los alumnos está amparada en la existencia de un interés público (art. 6.1.e) RGPD), al que debe sumarse un interés legítimo de los alumnos del grupo en el conocimiento de las calificaciones de sus compañeros (art. 6.1.f) RGPD).

La publicación debe realizarse en Moodle, aula virtual u otro entorno restringido al que tan solo tengan acceso los profesores y compañeros del grupo. En ningún caso, se procederá a su publicación en abierto y conocimiento generalizado en internet.

En cuanto a los datos a publicar, atendiendo al principio de minimización, deberán limitarse al nombre y apellidos del alumno y la calificación obtenida. Solo en el caso de que hubiera alumnos con los mismos nombres y apellidos, deberá publicarse cuatro códigos de su DNI o documento equivalente pseudoanonimizando el resto de las cifras con asteriscos.

Puede consultar aquí cómo anonimizar el DNI en excel.

El tiempo que deberá mantenerse dicha publicación, las calificaciones provisionales lo serán mientras transcurre el plazo para presentar reclamaciones, y las calificaciones definitivas durante el tiempo imprescindible que garantice su conocimiento por todos los interesados.

La AEPD en su Informe 0036/2018 se pronuncia sobre las condiciones que se deben cumplir para que la comunicación y acceso por parte de los progenitores a los datos académicos (relativos a matrículas, calificaciones o becas) de sus hijos sea lícita basada en la necesidad de satisfacer el interés legítimo perseguido por los padres en virtud del art 6.1.f) del RGPD.

El interés legítimo de los padres o del progenitor que quiera tener acceso a los datos académicos se encuentra en la obligación de los padres de facilitar los gastos de educación e instrucción de sus hijos (art 142 del Código Civil) o, en caso de divorcio de los padres, la pensión compensatoria o alimenticia por sentencia judicial, es decir, que el alumno sea dependiente económicamente de los mismos.

En el caso de hijos menores de edad no emancipados, se pueden comunicar y facilitar a los padres los datos académicos de sus hijos siempre que dependan económicamente de ellos porque dicha facultad se encuentra dentro del marco de los deberes y derechos de educación de la patria potestad que corresponden a los padres, salvo que en virtud de resolución judicial se excluya a uno o ambos progenitores el ejercicio de dicha patria potestad.

En el caso de que los hijos ya fueran mayores de edad, puesto que no rige la patria potestad y pueden oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando existan motivos fundados y legítimos (como puede ser que el alumno sufragase sus propios gastos o fuera independiente económicamente), se deberá ponderar los diversos intereses o valores en conflicto atendiendo a los siguientes criterios:

• El interés legítimo que ostenta el padre siempre que acredite la dependencia económica de la hija mediante el pago de la matrícula o mediante el último ingreso abonado por la pensión compensatoria o alimenticia, además de la sentencia judicial correspondiente.
• Si el conocimiento de los datos académicos es necesario para la satisfacción de la finalidad perseguida por el progenitor que los solicita como puede ser, por ejemplo, aportar tales datos como prueba en un procedimiento judicial para modificar la pensión compensatoria o alimenticia.
• Se deberá informar al interesado a fin de que, si lo estima procedente, pueda ejercer su derecho de oposición a la cesión o comunicación de los datos.
• Por último, una ponderación para determinar si el interés legítimo alegado por el padre debe prevalecer o no sobre los derechos de privacidad y protección de datos de la hija mayor de edad.

A estos efectos, lo que resulta determinante es la dependencia económica de los hijos respecto del padre o el hecho de que se le abone una pensión de alimentos, de modo que si no se da dicha circunstancia en quien pretende el acceso a los datos académicos carece de interés legítimo.

Asimismo, de acuerdo con el principio de minimización y limitación de la finalidad, tan solo se podrá comunicar aquellos datos académicos que sean estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad alegada por el progenitor y no otros datos personales del alumno que sean considerados innecesarios para dicha finalidad.

El envío por vía electrónica de información sobre distintas actividades de interés a alumnos y egresados tiene la misma consideración que el envío de comunicaciones comerciales y promocionales y, como tal, se encuentra regulada por la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico que prohíbe expresamente el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico salvo que hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios o que exista una relación contractual previa (art 21).

Por tanto, y con carácter general, se requerirá el previo consentimiento de los alumnos afectados para el envío de estas comunicaciones que se transmitirán preferentemente mediante listas de distribución para evitar la revelación y difusión de los emails de los destinatarios.

Se recomienda canalizar este tipo de información de interés académico a través de canales de suscripción, boletines de noticias o “newsletter” dando la posibilidad de que la persona interesada pueda revocar su consentimiento en cualquier momento.

Teniendo en cuenta que no existe una base jurídica de legitimación, se necesita el consentimiento expreso e inequívoco del estudiante o egresado para que un profesor pueda comunicar los datos personales o calificaciones académicas de sus estudiantes a empresas o instituciones puesto que, en caso contrario, se trataría de una cesión ilícita de datos.

Por ello, se recomienda que si se recibe alguna petición en este sentido se derive al estudiante o egresado con el fin de que sea éste el que se ponga en contacto directamente con la empresa o institución o bien se canalice a través de la Oficina de Prácticas Externas y Empleabilidad de la UAM.