Preparación, ejecución y cierre del proyecto

Las solicitudes de proyectos deberán cumplir las directrices de la Convocatoria de propuestas 2024 del programa Erasmus+  y en la Guía del Programa.

Además, recordamos que, para asegurar la coordinación y revisión de las propuestas y facilitar un adecuado apoyo administrativo y formal, los interesados en presentar alguna propuesta para cualquiera de las convocatorias Erasmus+ deberán ponerse en contacto con este Servicio a través de la dirección de contacto proyectos.internacionales@uam.es.

En este correo deberán adjuntar un borrador de propuesta a modo de síntesis, que incluya la siguiente información:

• Composición del consorcio
• Objetivos del proyecto
• Actividades diseñadas
• Resultados
• Cronograma y temporalización
• Presupuesto detallado

La fecha de entrega de este documento de síntesis será siempre con un mínimo de 15 días de antelación antes de la fecha límite de la convocatoria europea.

• El Investigador Principal del proyecto en la UAM debe ser profesor permanente de la UAM. 
• El IP del proyecto en la UAM asume la responsabilidad de coordinación del equipo de la UAM, así como la comunicación con la institución coordinadora / EACEA / SEPIE / SERIM en todo lo relativo al proyecto.
• El IP es el responsable de subir la solicitud del proyecto a la plataforma destinada a ello (EACEA/SEPIE) en tiempo y forma. El SERIM le dará apoyo en algunas gestiones administrativas (por ej. firma de mandates).
• El IP es el responsable de subsanar la solicitud siguiendo instrucciones de la EACEA/SEPIE, en tiempo y forma.
• El IP debe informar al SERIM de la preparación del proyecto y facilitar la documentación relativa al mismo una vez entregada la solicitud.
• El IP deberá firmar un compromiso con sus responsabilidades, que se puede descargar aquí:

El primer paso necesario para que preparar una solicitud de un proyecto Erasmus+ es definir el equipo de la UAM que participará:

• Todo el equipo deberá ser personal con vínculo contractual con la UAM durante todo el período de ejecución del proyecto.
• A lo largo de la vida del proyecto se pueden dar de alta/baja miembros del equipo, de manera justificada. Esto se comunicará en tiempo y forma a la institución coordinadora, o a la Agencia (EACEA/SEPIE) en caso de que la UAM sea la institución coordinadora del proyecto.
• El IP del proyecto deberá tener vínculo contractual permanente con la UAM (profesor permanente).
• Los profesores asociados que quieran formar parte del equipo deberán tener en su contrato horas de investigación, siendo únicamente estas horas las que podrán dedicar al proyecto. 
• En ningún caso un profesor asociado podrá ser IP de un proyecto.
• No pueden ser miembros del equipo profesores asociados que únicamente tengas horas de docencia en su contrato.
• Una vez concedida la financiación para el proyecto, el IP tendrá que comunicar los datos de las personas que formaran el equipo de la UAM en el proyecto. Para ello tendrá que rellenar el siguiente formulario y entregarlo firmado electrónicamente en el SERIM

• Los socios deben verificar que tienen el PIC (Partner Identification Code) VALIDADO para poder participar en el consorcio.
• Guía rápida para la preparación de propuestas dirigidas a Programas Europeos de Gestión Directa: búsqueda de socios (elaborada por Comunidad de Madrid. Servicio Madrileño de Asesoramiento para Programas Europeos (sMape), 2023)

En la solicitud del proyecto debe constar como Representante Legal de la UAM:

PhD. Amaya Mendikoetxea

Rectora

rectora@uam.es

En la solicitud del proyecto deben constar como Personas de contacto de la UAM, al menos las siguientes:

• Investigador principal del proyecto, con su nombre y dirección de correo electrónico xxx@uam.es
• Proyectos Internacionales, con la dirección proyectos.internacionales@uam.es

En la preparación del proyecto es imprescindible entregar los documentos "mandate" y "declaration of honor (DoH)".

• El SERIM facilitará la firma de estos dos documentos por la Representante Legal de la UAM. Para ello, el IP debe enviar toda la documentación relativa al proyecto a proyectos.internacionales@uam.es, incluido el mandate y la DoH.
• Esta documentación se enviará al SERIM con antelación suficiente para que se pueda tramitar la firma de la Rectora previa revisión de la documentación entregada por el IP. Este plazo será de, al menos, 10 días antes de la fecha límite para la entrega del proyecto a la EACEA/SEPIE.

• En la prepración del cronograma de actividades, especialmente en la entrega de informes periódicos/intermedios/finales, tener en cuenta períodos vacacionales/fechas límite de otras convocatorias/fechas de alto volumen de trabajo previsto.
• Presentar las solicitudes /application en el portal destinado a ello (EACEA / SEPIE ) al menos 48 horas antes de la fecha límite.

Una vez obtenida la financiación del proyecto, se procede a la firma del grant agreement o convenio de subvención. El grant agreement será firmado por la Rectora. Para ello:

• El grant agreement/convenio de subvención, así como todos sus anexos, deberá ser revisado por el IP del proyecto, especialmente todo lo relativo al presupuesto.
• El IP debe enviar el agreement al SERIM, donde será visado y desde donde se tramitará la firma de la Rectora. Una vez firmado, será devuelto al IP,  quien se encargará de subirlo a la plataforma.
• Si, durante la revisión del convenio, se detectaran errores, el IP será el encargado de tramitar la solicitud de cambios/solicitud de enmiendas con la agencia financiadora.

• Si, durante la ejecución del proyecto, se necesitara dar de alta/baja miembros del equipo de investigación, esto deberá ser notificado por el IP formalmente a la agencia financiadora y al SERIM.

• Si, durante la ejecución del proyecto, algún miembro del equipo requiriese un certificado de participación, el IP deberá solicitarlo a proyectos.internacionales@uam.es, indicando la siguiente información:

         - TÍTULO DEL PROYECTO: 

         - REFERENCIA:  

         - CONVOCATORIA: 

         - FINANCIACIÓN: 

         - Nº INSTITUCIONES: 

         - Nº INVESTIGADORES DE LA UAM: 

         - IP UAM: 

         - DURACIÓN: 

• El SERIM tramitará el certificado en un período aproximado de 5 días. Este certificado indicará que el proyecto está "en curso" y será firmado por la Vicerrectora de Internacionalización.

• Desde el Vicerrectorado de Internacionalización solo podrá firmar los certificados del personal de la UAM que realmente haya participado oficialmente en el proyecto, si no es personal de la UAM:

  • Certificamos la participación del externo solo si somos la institución coordinadora y no socia. 

  • Puede certificarlo el/la IP (Investigador/a Principal).

  • Se puede solicitar a la institución coordinadora que certifique la participación del externo. 

• El IP informará a proyectos.internacionales@uam.es cuando se reciba en la UAM un ingreso de la agencia financiadora.
• El SERIM realizará las gestiones administrativas y económicas necesarias para poner a disposición del proyecto el ingreso recibido en el plazo de 10 días, una vez confirmada la recepción del ingreso. 
• El SERIM llevará a cabo un control de ingresos del proyecto, que estará a disposición del IP cuando este lo solicite.
• Cuando la UAM realice un ingreso a las instituciones socias, el IP se encargará de pedir un certificado que confirme la recepción del mismo. Este certificado se archivará en el SERIM.

• La UAM, como institución coordinadora, transferirá a sus socios las cantidades establecidas y en el modo establecido en el partner agreement. El IP lo solicitará a proyectos.internacionales@uam.es
• La UAM únicamente centralizará, en su caso, la gestión de todo el presupuesto en los casos en que los socios no sean europeos.

La gestión de los gastos con cargo al proyecto se realizará de la siguiente manera:

• Antes de la realización de un gasto deberá enviarse al SERIM (proyectos.internacionales@uam.es)  con una antelación mínima de diez días una Solicitud autorización gasto europeo [387.51 KB] firmada por el IP (únicamente se admitirá firma electrónica), en la que se justifique la necesidad de incurrir en ese gasto. Una vez autorizado se podrá incurrir en el gasto.

Los gastos de viaje (desplazamiento y alojamiento) se tramitarán preferentemente a través de la agencia del Corte Inglés, con cargo al proyecto. Si por algún motivo estos gastos los gestionara directamente el investigador interesado, se le reembolsarán los gastos a su regreso, previa entrega de la siguiente documentación

         - Comisión de servicios/permiso de desplazamiento

         - Certificado de participación en la activdad

         - Facturas de avión/tren y facturas de alojamiento

         - Tickets de almuerzo (en su caso)

         - Tickets de otros gastos (taxis, tasas turísticas, etc) 

• El presupuesto del proyecto establece los límites asignados a cada partida de gasto. Los gastos deberán ajustarse a lo establecido en el presupuesto (* gastos elegibles).
• Todas las facturas por importe de 1.000 euros o superior deberán tramitarse electrónicamente (https://face.gob.es/)
• Los gastos en servicios cuyo importe esté entre 5.000 euros y 15.000 euros (IVA incluido), deberán tramitarse por contrato menor.
• Los gastos en material inventariable cuyo importe sea superior a 1.000 euros (IVA no incluido), deberán tramitarse por contrato menor.

• Si se va a participar en un seminario, conferencia, congreso, ponencia, etc, en la que se presente el proyecto, su evolución o resultados, para la solicitud de gastos de esta actividad se deberá presentar adicionalmente, el programa del evento donde figure la participación del investigador/a que realiza la ponencia, su contenido y relación con el proyecto. 

• Eventos (TPM, LTT, ME): Si la UAM organiza un evento en Madrid y los socios participantes reciben dinero en concepto de individual support/reembolso de gastos por parte de su institución , la UAM no asumirá los gastos de manutención en dicho evento para los socios. Por cortesía de la UAM (con cargo al proyecto) se podrá ofrecer una comida o cena de bienvenida o clausura por un importe adecuado. 

• Con el objetivo de dar mayor visibilidad en las RRSS del SERIM al proyecto, y a estos solos efectos, se solicitará a los participantes que se envíe alguna foto de la actividad a la dirección proyectos.internacionales@uam.es.

• Serán elegibles aquellos gastos generados por actividades que estén incluidas en el proyecto, dotadas de financiación específica. Dichas actividades deben estar relacionadas con el objeto del proyecto, y para la justificación de estos gastos, se deberá entregar, entre otros, una memoria en la que se identifique la actividad que dará lugar al gasto, y su inclusión específica en el proyecto (identificación del paquete de trabajo y actividad específica).

• No serán elegibles aquellos gastos generados por actividades que no estén expresamente recogidas en el proyecto.

• En los proyectos Erasmus+: Se autorizará  la compra de máximo un PC y un teléfono móvil (smartphone), siempre que así esté reflejado en el proyecto y no se indiquen otros límites, y siempre que esté justificada la necesidad de estos equipos (marca y/o modelo) para la correcta ejecución del proyecto en cuestión. Se establecerá un máximo de coste por producto, según las directrices de los responsables económicos de la UAM

• En otros proyectos europeos y proyectos de internacionalización gestionados por el SERIM (Recursos Liberados): Se autorizará la compra de máximo un PC y un teléfono móvil (smartphone), siempre que así esté reflejado en el proyecto, y siempre que esté justificada la necesidad de estos equipos (marca y/o modelo) para la correcta ejecución del proyecto en cuestión. Se establecerá un máximo de coste por producto, según las directrices de los responsables económicos de la UAM. 

• Gastos de catering: Debe tenerse en cuenta que los participantes en proyectos Erasmus+ cuentan con financiación tanto para el alojamiento como para la manutención en Madrid, por lo que solo serán elegibles los gastos de catering para actos de bienvenida y despedida de participantes (apertura y clausura del curso) por un importe máximo de 40€/pax.

Si el proyecto requiere de un informe intermedio, el IP será responsable de informar al SERIM del resultado de la evaluación del mismo, enviando copia del informe y copia de la evaluación a proyectos.internacionales@uam.es.

Si el proyecto dispone de redes sociales, menciona al SERIM para que podamos dar apoyo en la difusión y comunicación del mismo.

Instagram: @serim_uam

Facebook: @serimUAM

Además, desde el Area de Comunicación del SEPIE también nos apoyan en la mejora de la visibilidad de las publicaciones e interacciones. Cada vez que publiquéis en vuestras redes sociales, mencionad al SEPIE. Las publicaciones quedarán así registradas para que las poáis utilizar en los informes de proyectos Erasmus+

#ErasmusPlus

Instagram: @sepie_gov

Facebook: @erasmusPlusSEPIE

La Plataforma de Resultados de los Proyectos Erasmus+ E+PRP es la base de datos de la Comisión Europea para el programa Erasmus+ y principal herramienta de comunicación y transparencia del Programa.

E+PRP ontiene descripciones de todos los proyectos financiados en el marco del Programa, incluida la información de contacto de las organizaciones participantes, así como los resultados (productos intelectuales) de los proyectos finalizados, con enlaces a los sitios web.

Es obligatoria para los proyectos KA2, y permite dar mayor visibilidad al proyecto.

Sección web de SEPIE, donde encontrarás:

• Guías de uso
• Vídeo--tutoriales
• FAQ's
• Buenas prácticas
• Historias de éxito
• Infografías
• Folleto informativo

Compartir en:

• pinterest

Una vez obtenida la financiación del proyecto, la institución coordinadora enviará el partner agreement a la UAM. Este documento deberá ser firmado por la Rectora. Para ello:

• El partner agreement deberá ser revisado por el IP del proyecto, especialmente todo lo relativo a plazos de entrega de WP y presupuesto.
• El IP debe enviar el agreement al SERIM, donde será visado y desde donde se tramitará la firma de la Rectora. Una vez firmado, será devuelto al IP,  quien se encargará de enviarlo a la institución coordinadora.
• Si, durante la revisión del partner agreement, se detectaran errores, el IP será el encargado de tramitar la solicitud de cambios a la institución coordinadora.

• Si, durante la ejecución del proyecto, se necesitara dar de alta/baja miembros del equipo de investigación, esto deberá ser notificado por el IP formalmente a la institución coordinadora y al SERIM.

• Si, durante la ejecución del proyecto, algún miembro del equipo requiriese un certificado de participación, el IP deberá solicitarlo a proyectos.internacionales@uam.es, indicando la siguiente información:

         - TÍTULO DEL PROYECTO: 

         - REFERENCIA:  

         - CONVOCATORIA: 

         - FINANCIACIÓN: 

         - Nº INSTITUCIONES: 

         - Nº INVESTIGADORES DE LA UAM: 

         - IP UAM: 

         - DURACIÓN: 

• El SERIM tramitará el certificado en un período aproximado de 5 días. Este certificado indicará que el proyecto está "en curso" y será firmado por la Vicerrectora de Internacionalización.
• Se emitirá un un certificado por persona.
• Desde el Vicerrectorado de Internacionalización solo podrá firmar los certificados del personal de la UAM que realmente haya participado oficialmente en el proyecto, si no es personal de la UAM:
  • Certificamos la participación del externo solo si somos la institución coordinadora y no socia. 
  • Puede certificarlo el/la IP (Investigador/a Principal).
  • Se puede solicitar a la institución coordinadora que certifique la participación del externo. 

• El IP informará a proyectos.internacionales@uam.es cuando se reciba en la UAM un ingreso de la institución coordinadora.
• El SERIM realizará las gestiones administrativas y económicas necesarias para poner a disposición del proyecto el ingreso recibido en el plazo de 10 días, una vez confirmada la recepción del ingreso. 
• El SERIM llevará a cabo un control de ingresos del proyecto, que estará a disposición del IP cuando este lo solicite.

La gestión de los gastos con cargo al proyecto se realizará de la siguiente manera:

• Antes de la realización de un gasto deberá enviarse al SERIM (proyectos.internacionales@uam.es)  con una antelación mínima de diez días una  Solicitud autorización gasto europeo [387.51 KB]  firmada por el IP (únicamente se admitirá firma electrónica), en la que se justifique la necesidad de incurrir en ese gasto. Una vez autorizado se podrá incurrir en el gasto.
• Los gastos de viaje (desplazamiento y alojamiento) se tramitarán preferentemente a través de la agencia del Corte Inglés, con cargo al proyecto. Si por algún motivo estos gastos los gestionara directamente el investigador interesado, se le reembolsarán los gastos a su regreso, previa entrega de la siguiente documentación

         - Comisión de servicios/permiso de desplazamiento

         - Certificado de participación en la activdad

         - Facturas de avión/tren y facturas de alojamiento

         - Tickets de almuerzo (en su caso)

         - Tickets de otros gastos (taxis, tasas turísticas, etc) 

• El presupuesto del proyecto establece los límites asignados a cada partida de gasto. Los gastos deberán ajustarse a lo establecido en el presupuesto.
• Todas las facturas por importe de 1.000 euros o superior deberán tramitarse electrónicamente (https://face.gob.es/)
• Los gastos en servicios cuyo importe esté entre 5.000 euros y 15.000 euros (IVA incluido), deberán tramitarse por contrato menor.
• Los gastos en material inventariable cuyo importe sea superior a 1.000 euros (IVA no incluido), deberán tramitarse por contrato menor.

• Si se va a participar en un seminario, conferencia, congreso, ponencia, etc, en la que se presente el proyecto, su evolución o resultados, para la solicitud de gastos de esta actividad se deberá presentar adicionalmente, el programa del evento donde figure la participación del investigador/a que realiza la ponencia, su contenido y relación con el proyecto.

• Eventos (TPM, LTT, ME): Si la UAM organiza un evento en Madrid y los socios participantes reciben dinero en concepto de individual support/reembolso de gastos por parte de su institución , la UAM no asumirá los gastos de manutención en dicho evento para los socios. Por cortesía de la UAM (con cargo al proyecto) se podrá ofrecer una comida o cena de bienvenida o clausura por un importe adecuado. 

• Con el objetivo de dar mayor visibilidad en las RRSS del SERIM al proyecto, y a estos solos efectos, se solicitará a los participantes que se envíe alguna foto de la actividad a la dirección proyectos.internacionales@uam.es.

• Serán elegibles aquellos gastos generados por actividades que estén incluidas en el proyecto, dotadas de financiación específica. Dichas actividades deben estar relacionadas con el objeto del proyecto, y para la justificación de estos gastos, se deberá entregar, entre otros, una memoria en la que se identifique la actividad que dará lugar al gasto, y su inclusión específica en el proyecto (identificación del paquete de trabajo y actividad específica).
• No serán elegibles aquellos gastos generados por actividades que no estén expresamente recogidas en el proyecto.
• En los proyectos Erasmus+: Se autorizará  la compra de máximo un PC y un teléfono móvil (smartphone), siempre que así esté reflejado en el proyecto y no se indiquen otros límites, y siempre que esté justificada la necesidad de estos equipos (marca y/o modelo) para la correcta ejecución del proyecto en cuestión. Se establecerá un máximo de coste por producto, según las directrices de los responsables económicos de la UAM
• En otros proyectos europeos y proyectos de internacionalización gestionados por el SERIM (Recursos Liberados): Se autorizará la compra de máximo un PC y un teléfono móvil (smartphone), siempre que así esté reflejado en el proyecto, y siempre que esté justificada la necesidad de estos equipos (marca y/o modelo) para la correcta ejecución del proyecto en cuestión. Se establecerá un máximo de coste por producto, según las directrices de los responsables económicos de la UAM. 
• Gastos de catering: Debe tenerse en cuenta que los participantes en proyectos Erasmus+ cuentan con financiación tanto para el alojamiento como para la manutención en Madrid, por lo que solo serán elegibles los gastos de catering para actos de bienvenida y despedida de participantes (apertura y clausura del curso) por un importe máximo de 40€/pax.

Si el proyecto requiere de un informe intermedio, el IP será responsable de informar al SERIM del resultado de la evaluación del mismo, enviando copia del informe y copia de la evaluación a proyectos.internacionales@uam.es.

Si el proyecto dispone de redes sociales, menciona al SERIM para que podamos dar apoyo en la difusión y comunicación del mismo.

Instagram: @serim_uam

Facebook: @serimUAM

Además, desde el Area de Comunicación del SEPIE también nos apoyan en la mejora de la visibilidad de las publicaciones e interacciones. Cada vez que publiquéis en vuestras redes sociales, mencionad al SEPIE. Las publicaciones quedarán así registradas para que las poáis utilizar en los informes de proyectos Erasmus+

#ErasmusPlus

Instagram: @sepie_gov

Facebook: @erasmusPlusSEPIE

• Para la correcta finalización del proyecto, la institución coordinadora deberá entregar a la agencia financiadora la documentación solicitada acreditativa de la correcta ejecución y resultados del proyecto, que a su vez recopilará de entre los socios.

  Cuando sea requerida en estos documentos la firma de la Vicerrectora de Internacionalización o de la Rectora de la UAM se solicitará a través de proyectos.internacionales@uam.es.

• El/la IP del proyecto en la UAM recopilará toda esta documentación con apoyo administrativo del SERIM y lo enviará a la institución coordinadora o agencia financiadora, en su caso.
• El IP será responsable de informar al SERIM del resultado de la evaluación del informe final, enviando copia del informe y copia de la evaluación a proyectos.internacionales@uam.es.

• Al finalizar el proyecto, se emitirán certificados de participación a los miembros del equipo, con la siguente información:

         - DATOS DEL INVESTIGADOR

         - TÍTULO DEL PROYECTO: 

         - REFERENCIA:  

         - CONVOCATORIA: 

         - FINANCIACIÓN: 

         - Nº INSTITUCIONES: 

         - Nº INVESTIGADORES DE LA UAM: 

         - IP UAM: 

         - DURACIÓN: 

• El SERIM tramitará estos certificados, que serán firmados por  la Vicerrectora de Internacionalización, y enviados al IP por correo electrónico.

• El IP informará a proyectos.internacionales@uam.es cuando se reciba en la UAM el último ingreso del proyecto tras la evaluación positiva del mismo, si lo hubiere.
• El SERIM realizará las gestiones administrativas y económicas necesarias para poner a disposición del proyecto el ingreso recibido en el plazo de 10 días, una vez confirmada la recepción del ingreso.

• La UAM, como institución coordinadora, transferirá a sus socios las cantidades finales si correspondiesen, tras la evaluación positiva del informe final del proyecto.

La gestión de los gastos con cargo al proyecto se realizará de la siguiente manera:

• Se podrán imputar gastos al proyecto hasta el último día de duración del mismo, sin posibilidad de extender dicho plazo. 
• En caso de que hubiese contratos menores asociados al proyecto, el IP deberá entregar al SERIM el acta de recepción del servicio/suministro debidamente cumplimentada y firmada. 

• Si el contrato menor implicase la retención de una fianza, esta se devolverá tras el período indicado en el contrato, comenzando a contabilizar dicho período desde el momento en el que se reciba en el SERIM el acta de recepción del servicio/suministro.

La Plataforma de Resultados de los Proyectos Erasmus+ E+PRP es la base de datos de la Comisión Europea para el programa Erasmus+ y principal herramienta de comunicación y transparencia del Programa.

E+PRP ontiene descripciones de todos los proyectos financiados en el marco del Programa, incluida la información de contacto de las organizaciones participantes, así como los resultados (productos intelectuales) de los proyectos finalizados, con enlaces a los sitios web.

Es obligatoria para los proyectos KA2, y permite dar mayor visibilidad al proyecto.

Sección web de SEPIE, donde encontrarás:

• Guías de uso
• Vídeo--tutoriales
• FAQ's
• Buenas prácticas
• Historias de éxito
• Infografías
• Folleto informativo

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De acuerdo con sus normas organizativas y de funcionamiento, la Asesoría Jurídica de la UAM, adscrita y dependiente de la Secretaría General, no realiza la función consultiva que le es propia a instancias de los miembros de la comunidad universitaria a título individual, sino de los órganos de gobierno y representación de la Universidad.

Por tanto, las consultas que el IP o cualquier miembro del equipo de la UAM quieran dirigir a AJ deberán canalizarlas a través del Vicerrectorado de Internacionalización.