Eventos sostenibles

Dependiendo de las características y horarios del evento, es importante priorizar la elección de espacios que tengan luz natural. Esto va a permitir reducir considerablemente el consumo de energía eléctrica, optando por alquilar utilizar espacios donde prácticamente no se requiera de iluminación artificial o la necesidad de ella sea muy baja.

A la hora de reservar un espacio en el interior de los edificios, ten en cuenta estas recomendaciones muy sencillas de realizar:

• Optar por salas con un aforo proporcional al número de asistentes y adecuadas para cualquier persona con alguna discapacidad.

• Si hay un punto de recogida de documentación y acreditaciones, ubícalo en alguna zona con luz natural.

• Las salas tienen que estar eficientemente climatizadas: 20-21 °C en invierno y por encima de los 26-27 °C en verano. Si hay algún problema con la climatización, comunícalo al personal de mantenimiento.

• Si es necesario algún elemento decorativo, opta por elementos vegetales, preferiblemente plantas con raíz.

• Asegúrate que están apagados todos los equipos que no se estén utilizando y la luz de la sala, si no es necesaria y, siempre, al final del evento.

En muchos eventos es necesario buscar alojamientos para los invitados. Existen muchas formas de abordar esta práctica. Para lograr un evento sostenible, lo que se recomienda es buscar alojamientos lo más cercanos posible a la sede del evento, a fin de evitar que estas personas deban acudir a medios de transporte para acercarse al evento y reducir así la huella del evento.

En el caso de la Residencia de La Cristalera sus servicios de alojamiento, salas de reuniones y congresos, y manutención, facilita cumplir con esta buena práctica.

Cuando se piensa en el catering, no se tiende a pensar en el impacto que este puede tener no solo en el medioambiente sino en la sociedad. La recomendación es optar por un catering que sea sostenible. Es decir, un catering de productos ecológicos, de comercio justo y kilómetro cero. Y ajusta bien las cantidades al número de asistentes, para evitar el despilfarro alimentario.

Solicita al servicio de cafetería que incluya en los menús productos ecológicos, de temporada, de comercio justo, frutas y productos saludables. Y también que la vajilla, la cubertería y la mantelería sean de material reutilizable y que los envases para zumos y otras bebidas sean reutilizables. Opta por botellas de cristal y servicio de vasos para agua.

A la hora de elegir los materiales para el mobiliario, escenografía o para los detalles que se requieran para el evento, lo ideal es optar por aquellos que sean reciclados o reciclables. Es decir, que no sean de primera fabricación o, en caso de serlo, que estén fabricados en materiales que puedan posteriormente reciclarse y que no sean de un solo uso o que haya sido producidos con ciertos sistemas de certificación como FSC o PEFC.

Por ejemplo: Utilizar papel plantable en las tarjetas de identificación, cartelas de presentación de las personas intervinientes, carpetas, programas, etc. El papel plantable es un tipo de papel biodegradable que contiene semillas integradas en su estructura. A diferencia del papel 

convencional, que suele ser un producto de un solo uso, el papel plantable tiene una segunda vida: puede ser sembrado después de su uso. Una vez en contacto con la tierra y el agua, el papel se descompone y las semillas germinan, dando lugar a una planta.

Por otro lado, para los productos de merchandising se pueden utilizar diferentes materiales utilizados en packaging sostenible:

• La fibra de trigo es un material ideal como sustituto a los plásticos en multitud de productos. Entre sus características, podemos destacar su dureza y resistencia.

• El bambú se ha convertido en un tipo de cultivo con una gran capacidad de reproducción y alta resistencia que no exige de mucho cuidado

• El corcho es un material que existe en la naturaleza, no se fabrica. Es la corteza del alcornoque. El corcho es un material con excelentes cualidades: ligero, maleable, aislante, ignífugo e impermeable.

• El papel y el cartón reciclados constituyen, probablemente, el material eco más conocido. Y uno de los más empleados desde hace años en el sector más eco del regalo publicitario. Gracias al proceso de reciclado del papel y del cartón, conseguimos reducir en gran medida el consumo de madera, de agua y de energía que se requieren en la elaboración del papel.

• Algodón orgánico. Este tipo de material se considera eco-friendly porque en el cultivo del algodón orgánico, no se emplean insecticidas, ni pesticidas ni fertilizantes químicos.

Consulta a tus proveedores o a Almacenes Generales si disponen de productos realizados con estos materiales.

En primer lugar, facilita la asistencia virtual al evento a los asistentes y ponentes. Cuando se gestiona la logística de transporte de un evento, se realizan viajes que son innecesarios y que pueden evitarse. Se debe buscar una organización de la logística que sea acorde a la sostenibilidad, maximizando la ocupación de los transportes utilizados para reducir la cantidad de viajes: anima a compartir coche a los que opten por venir en vehículo particular.

Además, se recomienda buscar medios de transporte que no aumenten la huella de carbono. Puedes priorizar o beneficiar a los asistentes que utilicen transporte público de algún modo.

El Servicio de Relaciones Internacionales y de Movilidad (SERIM) de la UAM ha elaborado este Decálogo para una movilidad más verde y en sus convocatorias de ayudas de movilidad prioriza el uso del transporte público.

Aconseja el acceso al lugar de celebración en transporte público e indica los medios de transporte y el tiempo estimado de los trayectos. En esta web de la Oficina de Sostenibilidad tienes información sobre el acceso en transporte público a los centros de la UAM y sobre las actuaciones de apoyo al uso de vehículos eléctricos, como los puntos de recarga.

Puedes encontrar más información en las Recomendaciones para la elaboración de políticas de viaje sostenibles en las universidades elaboradas por Crue-Sostenibilidad.

Es muy importante, para evitar un impacto mayor en el entorno, que la gestión de residuos sea adecuada. Para ello, lo ideal es señalizar adecuadamente los puntos de recogida de residuos para evitar confusiones, eligiendo contenedores clasificados por colores. La información clara sobre el contenido que depositar en los mismos es fundamental para una recogida selectiva.

En la UAM, principalmente encontrarás contenedores para envases (amarillo), papel y cartón (azul) y residuos orgánicos (marrón). Pide a los responsables del catering que también hagan una correcta gestión de los residuos.

Hoy en día, las nuevas tecnologías han permitido la implementación de distintos métodos de venta y uso de entradas. Se recomienda aprovechar elementos como el QR frente a la entrada en papel, para evitar el uso innecesario de este material y los residuos que generan.

Finalmente, es importante incluir en nuestros eventos la integración de personal en riesgo de exclusión social o minorías para las distintas funciones que puedan surgir. Además, para un evento sostenible lo mejor es priorizar la contratación de proveedores que sean cercanos al ámbito local para fomentar el crecimiento económico de la zona.