Autorización de gastos OS
Antes de incurrir en cualquier gasto, se debe enviar la solicitud con la justificación de la necesidad a erasmus.staff.mobility@uam.es.
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Debe incluir o ser acompañada por una estimación o presupuesto del gasto
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Debe ser enviada con una antelación mínima de 10 días
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Solo después de la autorización por parte del SERIM se podrá incurrir en el gasto
La subvención de apoyo organizativo es una contribución a los costes soportados por la UAM en relación con las actividades que respaldan la movilidad del estudiantado y del personal, tanto enviados como acogidos.
Los gastos que se pueden cubrir a través de este protocolo son gastos de viaje y otros gastos relacionados con la organización del programa Erasmus+, y salen de la partida correspondiente al nivel de movilidad de cada Centro.
- Gastos de viajes: Se solicitan a través del Vicedecano/a de Relaciones Internacionales/Internacionalización de la Facultad o Subdirector/a del centro al que pertenezca la persona solicitante.
- Gastos de otras actividades: cuando los gastos se refieran a facturas no relacionadas con movilidades
Tipo de gastos y PROTOCOLO DE GESTIÓN
Se debe en cuenta lo establecido en las bases de ejecución presupuestaria del presupuesto vigente de la UAM.
Los gastos se pueden abonar de dos maneras:
- Adelantados previamente por la persona interesada: Tras realizar el pago, se enviará la factura y el comprobante de pago al SERIM para que se realice el reembolso a la persona que ha adelantado el pago.
- Pagados por el SERIM directamente al proveedor: para ello el la personsa interesada deberá solicitar a la compañía que presta el servicio que envíe la factura (generalmente electrónica) al SERIM para que abone la factura al proveedor. Esto suele ocurrir con los gastos asociados a los desplazamientos (billetes de vuelo, alojamiento) que se gestionan desde la Agencia de viajes de El Corte Inglés de la UAM, así como proveedores habituales de la UAM (Dayfisa, Reprografía CANON…)
Para solicitar el abono de cualquier gasto será necesario presentar los justificantes correspondientes: facturas o recibos originales en papel o en formato electrónico. No se abonarán gastos que no estén debidamente justificados.
- Las facturas deben ser emitidas con el nombre y el NIF de la Universidad Autónoma de Madrid (Q-2818013-A).En las facturas intra y extracomunitarias el CIF de la UAM debe llevar el siguiente formato: ES-Q2818013A.
- En caso de facturas electrónica emitidas a través de FACe, se deberá facilitar los siguientes códigos DIR al proveedor para identificar al SERIM como destinatario:
- Oficina contable: U02300001
- Unidad tramitadora: GE0003126
- Órgano Gestor: U02300157
VIAJES Y ESTANCIAS*
Los viajes pueden ser de los siguientes tipos:
- Visitas a universidades europeas para tratar la organización del intercambio de estudiantes y de personal entre las dos universidades, en base al Acuerdo Inter-Institucional existente en el área de estudio en el que se centre la visita.
- Visitas preparatorias a universidades para explorar y establecer nuevos Acuerdos Inter-Institucionales en nuevas áreas de estudio.
No se permiten las visitas preparatorias a departamentos asociados que ya estén participando en actividades aprobadas dentro de un Acuerdo Inter-Institucional vigente.
GASTOS DERIVADOS DE OTRAS ACTIVIDADES*
Se trata de gastos derivados con las actividades de organización y de soporte a la movilidad, tanto entrante como saliente, de estudiantes y personal, siempre que se tengan en cuenta los criterios de elegibilidad básicos, condicionados a cualquier concesión otorgada por la Comisión Europea. Es decir, que sea un gasto responsable, que se respete el periodo de elegibilidad de la acción, etc.
* En caso de actividades con ambos tipos de gastos, se podrá usar un único Formulario de Solicitud y una única Memoria Justificativa y Relación de Gastos.
Más información
Protocolo interno de gestión de fondos de Apoyo a la Organización Erasmus+
Contacto
International Relations and Mobility Service (SERIM) - Location and Schedule
Email: erasmus.staff.mobility@uam.es
Phone: +34 91 497 6098 / 3137
Chat or video call: Contact via Microsoft Teams